Het voorstel heeft eveneens tot doel de kosten en langdurige processen te reduceren die worden veroorzaakt door bureaucratische formaliteiten die burgers en bedrijven verplichten te bewijzen dat hun documenten (zoals geboorte- of legale statuscertificaten) die door hun land van herkomst zijn afgegeven ook authentiek zijn. Dergelijke procedures zijn verouderd en bemoeilijken de uitoefening van het recht van de EU-burgers op vrij verkeer en de vrijheden van de interne markt.
Tegelijkertijd biedt de verordening de nodige waarborgen voor het voorkomen van het gebruik van vervalste openbare documenten binnen de EU. De belangrijkste functie van openbare documenten is om bewijs te leveren van de handelingen van een overheidsinstantie. Terwijl er voor binnenlandse openbare documenten geen aanvullend bewijs nodig is, zijn andere lidstaten gedwongen bewijs te leveren voor authenticatie door aanvullende formaliteiten zoals de Apostille-stempel, legalisatie of gewaarmerkte kopieën en beëdigde vertalingen.
De voorgestelde verordening zou dergelijke bewijzen voor een aanzienlijk aantal openbare documenten afschaffen. Het is een belangrijk initiatief dat genomen wordt in het kader van het Europees Jaar van de burger 2013.
Besparingen voor burgers en bedrijven
De verordening van de EU zou de kosten voor EU-burgers en bedrijven drukken. Naar schatting zijn de bestaande Apostille-eisen binnen de EU van invloed op minstens 1,4 miljoen openbare documenten per jaar. De vereenvoudigingen zouden EU-burgers en bedrijven een jaarlijkse besparing kunnen opleveren van tussen 25,8 miljoen euro en 26,2 miljoen euro voor Apostilles en tussen 2,3 euro en 4,6 miljoen euro voor legalisatie. De besparing door vereenvoudiging van gecertificeerde kopieën zou extra besparingen opleveren van 100 tot 200 miljoen euro op jaarbasis.
Bovendien zou het afschaffen van de noodzaak voor beëdigde vertalingen ook voor EU-burgers en bedrijven jaarlijks tussen 75 en 100 miljoen euro aan kosten besparen. De kosten voor dergelijke vertalingen variëren van land tot land, maar bedragen gemiddeld ongeveer 30 euro per pagina.
De vereenvoudigingen leiden naar verwachting ook tot kostenbesparingen voor de overheidsdiensten die met dergelijke documenten omgaan, waardoor ook voor belastingbetalers geld wordt bespaard.
Tot slot zal het burgers veel tijd besparen in ingewikkelde administratieve processen tussen landen er vanuit gaande dat de meerderheid van de lidstaten ongeveer een week nodig heeft om een Apostille-stempel af te geven.
Welke openbare documenten vallen onder de nieuwe regels?
Het gaat om documenten uit de Registers van de burgerlijke stand (bijvoorbeeld documenten met betrekking tot geboorte, overlijden, huwelijk en geregistreerd partnerschap); Documenten met betrekking tot verblijf, burgerschap en nationaliteit; Documenten met betrekking tot onroerend goed; Documenten met betrekking tot de juridische status en vertegenwoordiging van een onderneming of andere onderneming;
Documenten met betrekking tot intellectuele eigendomsrechten;
Documenten die bewijzen dat er geen strafblad is.
De volgende ‘formaliteiten’ voor het verkrijgen van openbare documenten die in een andere lidstaat zijn aanvaard, worden door de nieuwe regels afgeschaft: legalisatie en Apostille en internationale procedures die niet zijn ontworpen om rekening te houden met ontwikkelingen in het EU-recht.
Apostille van Den Haag
In de EU is de legaliseringsprocedure grotendeels vervangen door de soortgelijke formaliteit van Apostille, waarbij een certificaat is toegevoegd dat de vereiste voor legalisatie van buitenlandse openbare documenten vervangt. De Apostille-procedure is een internationaal systeem dat is ingesteld bij het Verdrag van Den Haag van 1961 (het Apostilleverdrag). De apostille wordt uitgegeven door een autoriteit van de staat van herkomst en certificeert de echtheid of ‘authenticiteit’ van de handtekening, de hoedanigheid waarin de persoon die het openbare document ondertekent heeft gehandeld. Andere formaliteiten met een soortgelijk doel in situaties die grensoverschrijdend zijn, zijn certificeringvereisten voor vertalingen en certificeringseisen voor kopieën van openbare documenten.
Op wie hebben de nieuwe regels effect?
Op dit moment leven circa 12,6 miljoen EU-burgers in een andere lidstaat dan die waar ze zijn geboren. Die burgers worden in een aantal alledaagse situaties in de omgang met overheidsdiensten geconfronteerd met onnodige bureaucratie. Daarnaast zijn er 7 miljoen middelgrote en kleine bedrijven (MKB) in de EU betrokken bij grensoverschrijdende handel of doen investeringen in het buitenland of hebben subcontracten met bedrijven in een andere lidstaat. Als onderdeel van hun activiteiten moeten deze MKB’s ook verschillende administratieve formaliteiten doorlopen.