Else Beekman
Veel kleine ondernemers in Spanje kregen onlangs een alarmerend bericht van de Belastingdienst: vanaf 2026 moeten zij overstappen op Verifactu, een nieuw digitaal facturatiesysteem. Maar in werkelijkheid blijkt de verplichting veel beperkter dan gedacht. Alleen wie werkt met geavanceerde software moet zich voorbereiden.
Volgens het Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos de España (CGGAE) geldt de verplichting om Verifactu te gebruiken alleen voor ondernemers die software toepassen met geïntegreerde modules voor boekhouding of btw-beheer. “De verplichting treft enkel wie gebruikmaakt van programma’s die méér doen dan alleen een factuur opmaken: ze registreren, bewaren of verwerken ook gegevens op boekhoudkundig niveau,” zo verduidelijkt de organisatie.
Dezelfde organisatie wijst erop dat er sprake is van een “onnodige alarmfase” onder kleine ondernemers. Die ontstond na waarschuwingen van de Belastingdienst, terwijl veel bedrijven ten onrechte dachten dat de verplichting universeel zou zijn.
Volgens de organisatie hoeven ondernemers die nog geen geavanceerde software gebruiken zich voorlopig geen zorgen te maken. Zolang zij op de traditionele manier factureren, mogen ze dat blijven doen – zonder risico op boetes.
Geen verplichting bij eenvoudige software of handmatige facturen
De Spaanse Belastingdienst (AEAT) heeft recent verduidelijkt dat lang niet alle zelfstandigen en kleine bedrijven vanaf 2026 verplicht zijn om hun facturatieproces aan te passen. Alleen wie facturen opstelt met geavanceerde software moet voldoen aan de nieuwe regels voor Verifactu, het systeem dat bedoeld is om belastingfraude tegen te gaan. Wie daarentegen handmatig factureert, of gebruikmaakt van eenvoudige programma’s zoals Word of Excel om facturen te maken en af te drukken, hoeft niets te veranderen. Dat blijkt uit een verklaring van het Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos de España, de overkoepelende organisatie van administratief adviseurs in Spanje.
Let op: niet elke Word- of Excelgebruiker is automatisch vrijgesteld
Hoewel eerder werd gesteld dat ondernemers die hun facturen maken met eenvoudige programma’s als Word of Excel niet onder de Verifactu verplichting vallen, is dit niet altijd zo zwart-wit. De Belastingdienst beschouwt bepaalde toepassingen van deze programma’s namelijk wél als geautomatiseerde facturatiesystemen, zeker als ze functioneren als een zogenaamd Sistema Informático de Facturación (SIF).
Kort gezegd: wie met Word of Excel handmatig facturen opstelt en afdrukt, hoeft zich geen zorgen te maken. Maar wie het programma zó gebruikt dat het gegevens automatisch verwerkt, bewaart of verzendt, loopt het risico alsnog onder de verplichting te vallen. Bij twijfel is het verstandig om advies in te winnen bij een gestor of softwareleverancier.
Digitale kloof vergroot de zorgen bij kleine ondernemers
Vooral kleine winkeliers, zelfstandigen op leeftijd en ondernemers zonder digitale ervaring voelen zich overweldigd door de nieuwe regels. “Voor ons is dit een enorme sprong,” zegt een onderneemster uit Barcelona. De invoering vraagt niet alleen om financiële investering, maar ook om scholing en digitale vaardigheden. Brancheverenigingen roepen daarom op tot meer voorlichting en ondersteuning vanuit de overheid.
Verplicht systeem vergt forse investering
De overstap naar Verifactu brengt aanzienlijke kosten met zich mee. Voor kleine ondernemers zoals marktkooplui of speciaalzaken kan de benodigde hardware, zoals een digitale weegschaal met netwerkverbinding, oplopen tot wel €12.000. Daarbovenop komen nog licentiekosten voor software en eventuele installatie of training. Voor sommige bedrijven is dit een zware financiële dobber.
Nog veel ondernemers onwetend of niet gestart
Ondanks dat de verplichting al in 2026 ingaat, blijkt uit onderzoek van softwareleveranciers dat veel ondernemers er nog niet klaar voor zijn. In juni 2025 gaf 69% van de zelfstandigen aan nog nooit van Verifactu gehoord te hebben. Bij kleine bedrijven ging het om de helft. Slechts 30% van de gebruikers van een groot facturatieplatform werkt al actief met het systeem.
Verwarring na massale communicatie Belastingdienst
De ophef rond Verifactu ontstond eind oktober, toen de Belastingdienst massaal informatie begon te verspreiden over de nieuwe verplichting. Veel zelfstandigen raakten in paniek, omdat zij dachten dat ze verplicht zouden worden tot digitale facturatie of dure software. Volgens Fernando Jesús Santiago Ollero, voorzitter van de organisatie van administratief adviseurs, was die verwarring begrijpelijk, maar onterecht.
“De wetgeving maakt een duidelijk onderscheid. Alleen wie met gecertificeerde software werkt, valt onder de Verifactu verplichting,” legt Santiago uit.
Welke facturatiesoftware valt onder Verifactu? Veel zelfstandigen maken gebruik van eenvoudige online facturatieprogramma’s zoals Zoho, Billin, Contasimple of Debitoor. Deze tools zijn handig voor het maken en versturen van facturen, maar vallen – afhankelijk van hoe ze worden gebruikt – vaak wél onder de Verifactu verplichting. Wie met dit soort software werkt, moet dus goed nagaan of het programma gecertificeerd is door de Belastingdienst (AEAT), of dit voor 2026 zal worden, en of het voldoet aan de nieuwe eisen zoals automatische gegevensoverdracht en QR-codes. Bij twijfel is het verstandig om contact op te nemen met de leverancier of een gestor.
Wat is Verifactu precies?
Het systeem rond Verifactu is vastgelegd in het Koninklijk Besluit 1007/2023, als onderdeel van de Spaanse Antifraudewet. Het verplicht bedrijven die werken met geautomatiseerde facturatiesystemen om deze te koppelen aan de belastingdienst. Elke factuur moet dan onder andere voorzien zijn van een QR-code en digitale handtekening, waardoor fraude vrijwel onmogelijk wordt. De invoering van Verifactu gebeurt in fases:
- Vanaf 1 januari 2026 voor bedrijven die vennootschapsbelasting betalen
- Vanaf 1 juli 2026 voor zelfstandige professionals en zzp’ers
Niet verwarren met elektronische facturen tussen bedrijven
Direct nadat het nieuws over de Verifactu verplichting in Spanje bekend werd, ontstond er verwarring over de elektronische factuurplicht tussen bedrijven. Deze komt voort uit de Wet 18/2022 die bedrijven verplicht om facturen digitaal met elkaar uit te wisselen, los van Verifactu. Ook deze verplichting geldt niet voor iedereen, maar alleen voor bedrijven boven de omzetgrens van 8 miljoen.
Volgens deskundigen is het belangrijk dat ondernemers het verschil begrijpen tussen de twee systemen, om onnodige investeringen of paniek te voorkomen.
Veelgestelde vragen over Verifactu
Moet ik Verifactu gebruiken als ik factureer met Excel of Word? Alleen als je het programma gebruikt als een geautomatiseerd systeem (bijvoorbeeld met ingebouwde berekeningen, opslag of btw-overzichten). Bij puur handmatig gebruik niet.
Geldt Verifactu ook voor elektronische facturen tussen bedrijven? Nee. Verifactu regelt hoe facturen gegenereerd en bewaard worden. De elektronische factuurplicht regelt hoe facturen verzonden worden en treedt waarschijnlijk pas in 2027 in werking.
Wat als mijn software niet gecertificeerd is? Dan riskeer je een boete. Vraag bij je leverancier of belastingadviseur of het programma Verifactu-conform is of zal worden vóór 2026.
Niet elke ondernemer hoeft zich dus zorgen te maken over Verifactu. Maar wie met digitale facturatiesoftware werkt, doet er goed aan zich op tijd voor te bereiden en de juiste informatie in te winnen. Zo voorkom je verrassingen en boetes vanaf 2026.
Bronnen: Legaltoday.com, El Mundo, Spaanse belastingdienst