Judith Goeree
Ben je als Nederlander of Vlaming ondernemer of zelfstandige (autónomo) in Spanje? Dan staat er een grote verandering voor de deur. Vanaf 2026 ben je verplicht om te factureren volgens de VeriFactu-normen. Hacienda, de Spaanse Belastingdienst, wil hiermee belastingfraude tegengaan en administratie digitaliseren.
Wat is VeriFactu?
VeriFactu is een door de Spaanse Belastingdienst (Hacienda of AEAT) ontwikkeld platform. Het zorgt ervoor dat facturen digitaal worden geregistreerd en rechtstreeks in de administratie van Hacienda terechtkomen. Zo verdwijnen papieren facturen of losse Word-bestanden.
Iedere factuur krijgt een unieke code, digitale handtekening en QR-code. Daardoor kan de Belastingdienst transacties sneller controleren en fouten of fraude voorkomen. Met de invoering van VeriFactu moet elke factuur:
- Onveranderbaar zijn (geen bewerkingen achteraf)
- Een QR-code bevatten voor verificatie
- Een digitale vingerafdruk (hash) hebben
- Optioneel realtime worden doorgestuurd naar AEAT
Wanneer gaat de verplichting in?
De invoering van VeriFactu verloopt in drie stappen:
- 29 juli 2025 → deadline voor softwareontwikkelaars om hun facturatiesystemen aan te passen.
- 1 januari 2026 → ingangsdatum voor bedrijven.
- 1 juli 2026 → ingangsdatum voor zelfstandigen (autónomos) en comunidades de bienes vergelijkbaar met een Nederlandse maatschap
Uiterlijk op deze data is vrijwel iedereen die facturen uitschrijft, verplicht te voldoen aan de nieuwe normen.
Hoe werkt het systeem?
Er zijn twee manieren om aan de regels te voldoen:
- VeriFactu: factuurgegevens worden automatisch en realtime doorgestuurd naar de Belastingdienst.
- No VeriFactu: facturen worden lokaal opgeslagen en alleen gedeeld wanneer Hacienda daarom vraagt.
De keuze voor een van beide systemen geldt voor een heel boekjaar en kan pas daarna worden gewijzigd.
Wie moet meedoen – en wie niet?
De meeste zelfstandigen en bedrijven in Spanje vallen onder VeriFactu. Er zijn enkele uitzonderingen:
- bedrijven die al onder het realtime SII-systeem vallen, meestal grote ondernemingen die hun btw al real time aan Hacienda doorgeven;
- ondernemers in Baskenland en Navarra (eigen belastingregime);
- ondernemers in het bijzondere btw-regime voor landbouw, veeteelt en visserij;
- bepaalde energiebedrijven;
- Autónomos in módulos (forfaitaire regeling) of in recargo de equivalencia (een vereenvoudigde btw-regeling voor kleine winkeliers).
- ondernemers die voor hun activiteiten geen facturen hoeven uit te schrijven.
Voor vrijwel alle andere autónomos en mkb’ers geldt de verplichting vanaf 2026.
Hoe kom je aan een goedgekeurd systeem?
Facturen in Word of Excel zijn straks niet meer toegestaan. Je hebt een gecertificeerd facturatiesysteem nodig (Sistema Informático de Facturación). Dat kan via commerciële aanbieders zoals Odoo, TeamSystem, Holded, Bilky, Exact Online of Aplifisa, of via de software die je gestor gebruikt. De Belastingdienst (AEAT) werkt bovendien aan een gratis systeem voor zelfstandigen met een eenvoudige administratie. Vanaf juli 2025 mogen alleen nog gecertificeerde programma’s worden gebruikt.
Is elektronisch factureren hetzelfde als VeriFactu?
Nee. Elektronisch factureren betekent dat bedrijven en zelfstandigen hun facturen elektronisch (via een elektronisch facturatiesysteem) naar elkaar sturen in B2B-relaties (business-to-business). Ook autónomos vallen daaronder zodra ze een factuur sturen aan een ander bedrijf of collega-zelfstandige. Het doel is betalingsachterstanden te verminderen.
VeriFactu gaat niet om de uitwisseling van facturen tussen bedrijven, maar om het registreren van facturen bij de Spaanse Belastingdienst. Kortom: elektronisch factureren draait om communicatie tussen bedrijven, VeriFactu om belastingcontrole.
Wat gebeurt er als je niets doet?
Wie na de ingangsdatum toch blijft factureren via Word, Excel of niet-goedgekeurde software, riskeert forse boetes. De wet voorziet in sancties tot 50.000 euro voor het gebruik van niet-gecertificeerde systemen of het manipuleren van gegevens. Ook afzonderlijke overtredingen, zoals het niet registreren van een factuur, kunnen apart worden bestraft.
Wat kun je nu al doen?
- Controleer of je huidige software straks voldoet.
- Overleg met je gestor of boekhouder over geschikte pakketten.
- Begin in 2025 met testen en implementeren.
- Bewaar digitale kopieën van alle facturen veilig.
- Volg updates van de Belastingdienst over hun gratis systeem.
Veelvoorkomende misverstanden
- VeriFactu is een platform van AEAT → Nee, het is een technische norm waaraan software moet voldoen.
- Alle facturen gaan automatisch naar AEAT → Alleen in de VeriFactu-modus, anders wordt de factuur lokaal opgeslagen.
- Ik kan gewoon in Excel blijven factureren → Nee, alleen via gecertificeerde software.
- Het gratis systeem van AEAT is klaar → Nog niet volledig; de technische basis is er, maar de interface volgt nog.
Waarom dit belangrijk is
Met de invoering van VeriFactu en de verplichting tot elektronisch factureren verandert de manier van administratie voeren in Spanje ingrijpend. Vooral kleine ondernemers en autónomos zullen hun werkwijze moeten aanpassen. Wil je goed voorbereid zijn? Oriënteer je vast op geschikte software, overleg met je gestor en begin op tijd met testen. Zo voorkom je boetes, houd je grip op je administratie en ben je klaar voor een onontkoombare digitale toekomst waarin transparantie centraal staat.
Bronnen: Agencia Tributaria
Autónomos in Spanje opgelet: belangrijke wijzigingen voor 2025