Redactie
Steeds meer Nederlanders kiezen ervoor om zich in Spanje te vestigen en een groot deel daarvan gaat als freelancer of ondernemer (autónomo) aan de slag. Om vanuit Spanje facturen te mogen versturen moet je officieel zijn aangemeld bij de verschillende instanties in het land. Hoe regel je dat? Waar moet je je allemaal aanmelden en met welke zaken moet je zoal rekening houden.
De basis: wat heb je nodig om te starten?
Voordat je jezelf überhaupt als autónomo kunt inschrijven, moet je een aantal basiszaken op orde hebben. Het belangrijkste is je NIE-nummer (Número de Identidad de Extranjero). Dit is je fiscale identificatienummer in Spanje en zonder dit nummer kun je niets officieel regelen, dus grote kans dat je dit nummer al hebt.
Daarnaast heb je ook nodig:
- Een Spaans adres (dit hoeft niet per se koopwoning te zijn; huren is prima)
- Een Spaans bankrekeningnummer, want hier wordt je premie afgeschreven
Het adres is belangrijk omdat dit gekoppeld wordt aan je belastinggegevens en officiële communicatie. Werk je vanuit huis, dan wordt dit vaak ook je fiscale adres.
Inschrijving bij Hacienda en Seguridad Social: hoe zit dat precies?
Een veelgestelde vraag is: moet je al ingeschreven zijn bij de Seguridad Social voordat je je aanmeldt als autónomo? In principe wel, maar als je nooit in Spanje in loondienst bent geweest, kunnen beide inschrijvingen ook min of meer tegelijkertijd.
Eerst schrijf je je in bij de Spaanse belastingdienst (Hacienda). Dit doe je met het formulier Modelo 036 of het vereenvoudigde Modelo 037. Hiermee geef je aan dat je economische activiteiten gaat uitvoeren.
Let op: je kunt Modelo 036 of 037 pas invullen als je al eerder Modelo 030 hebt ingevuld. Het Modelo 030 is eigenlijk je basisregistratie bij de Spaanse belastingdienst (Hacienda), waarmee je officieel in hun systeem wordt gezet als belastingplichtige.
Pas daarna meld je je aan bij de Seguridad Social, waar je officieel wordt geregistreerd als autónomo en dus ook de bijbehorende sociale premies gaat betalen.
Belangrijk detail: je hebt 30 dagen na je inschrijving bij Hacienda om je aan te melden bij de Seguridad Social. In de praktijk doen veel mensen dit op dezelfde dag om problemen te voorkomen.
Welke gegevens moet je aanleveren?
Bij je inschrijving geef je vrij gedetailleerde informatie op.
- Persoonlijke gegevens (naam, NIE, adres)
- Startdatum van je activiteiten
- Je bankrekening (voor belasting en sociale lasten)
- Of je vanuit huis werkt of een apart kantoor hebt
- Je verwachte activiteiten en sector, dit is het meest gecompliceerde deel en heeft invloed op hoeveel IVA (btw) je moet afdragen etc.
Wat zijn epígrafes en waarom zijn ze zo belangrijk?
Bij de inschrijving kies je een zogenoemde epígrafe. De epígrafe is een soort categoriecode of beroepscode die beschrijft wat voor werk jij doet. Deze codes komen uit de zogeheten IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas), een lijst waarin alle economische activiteiten zijn opgenomen en waarmee wordt bepaald wat de IVA is (het btw-regime).
Op het eerste gezicht lijkt het misschien een formaliteit, maar het is juist een cruciaal onderdeel van je inschrijving.
De epígrafe bepaalt namelijk:
- Hoe de belastingdienst jouw werkzaamheden ziet
- Welke btw-regels (IVA) op jou van toepassing zijn
- Of je bepaalde vrijstellingen hebt
- Welke administratieve verplichtingen je hebt
Een grafisch ontwerper, een marketingconsultant en een boekhandelaar kunnen bijvoorbeeld allemaal onder verschillende epígrafes vallen, met elk hun eigen fiscale gevolgen.
Je kunt hier een lijst vinden met alle epígrafes. Je kiest uit deze lijst de categorie die het meest op jouw situatie van toepassing is.
Invloed op btw (IVA)
Een van de belangrijkste redenen om je epígrafe zorgvuldig te kiezen, is de impact op je btw-verplichtingen.
In Spanje is het standaard btw-tarief 21%, maar afhankelijk van je activiteit kunnen er uitzonderingen gelden. Sommige beroepen (bijvoorbeeld in onderwijs of bepaalde vormen van consultancy) kunnen vrijgesteld zijn van btw, mits ze onder de juiste epígrafe vallen.
Kies je de verkeerde categorie, dan kan dat betekenen dat je:
- Onnodig btw rekent (of juist vergeet te rekenen)
- Problemen krijgt bij een controle
- Achteraf correcties moet doen
Daarom is het verstandig om hier niet te snel doorheen te gaan, en eventueel advies in te winnen.
Kun je meerdere epígrafes hebben?
Ja, dat kan. Als je verschillende soorten werkzaamheden uitvoert, mag je meerdere epígrafes registreren. Daar zijn geen extra kosten aan verbonden.
Bijvoorbeeld: iemand die zowel websites bouwt als marketingadvies geeft, kan twee activiteiten opgeven. Dit geeft flexibiliteit, maar betekent ook dat je administratie iets complexer wordt.
Kan een gestor helpen bij je inschrijving?
Iedere gestor kan jouw inschrijving als autónomo regelen. Veel Nederlanders kiezen ervoor om een gestor (administratiekantoor) in te schakelen bij hun inschrijving. Dat is geen verplichting, maar wel vaak verstandig, zeker als je de taal nog niet volledig beheerst of het systeem niet kent.
Een gestor helpt je onder andere met het correct invullen van je epígrafes, je inschrijving bij Hacienda en Seguridad Social, je kwartaalaangiftes en administratie.
Dit artikel kwam tot stand als onderdeel van een samenwerking met het platform Emigreren kun je leren. Initiatiefnemers Hieke Voorberg, Noah Winkelman en Annebeth Vis zijn werkzaam als ondernemer in Spanje. Op het platform Emigreren kun je leren Spanje, combineren ze hun eigen emigratie-ervaringen met praktische kennis en eerlijke verhalen over emigratie naar Spanje. Het doel? Zorgen dat jij met vertrouwen en de juiste informatie jouw nieuwe leven onder de Spaanse zon kunt opbouwen. Via de website kun je je abonneren op de nieuwsbrief. Je kunt Hieke, Noah en Annebeth ook volgen op Instagram.