Welke documenten heb je nodig en hoe kom je aan die documenten? Welke stappen neem je als er sprake is van een erfenis? Hoe zit het met de pensioenuitkering? Voor veel procedures en formaliteiten gelden na een overlijden korte afhandelingstermijnen. Terwijl juist in die periode emoties hoog kunnen oplopen. Dan zit je er niet op te wachten het wiel opnieuw uit te vinden. Daarom zetten we hier een aantal zaken op een rijtje.
Een familielid overlijdt thuis, wat nu?
Overlijdt je familielid thuis, dan moet een arts de dood komen vaststellen. Hiertoe ben je zelf niet bevoegd. Bel zo snel mogelijk 112, zodat een arts kan komen. Is de persoon in het ziekenhuis overleden, dan stelt de behandelend arts de dood vast en is het noodnummer bellen uiteraard niet nodig. In beide gevallen geeft de arts een schriftelijke verklaring van overlijden af, de overlijdensakte. Bewaar de overlijdensakte zorgvuldig: je hebt dit de komende periode regelmatig nodig.
Mocht er een vermoeden bestaan van een onnatuurlijke dood, dan stelt de arts via de rechter en diens rechterlijk bevel het lichaam ter autopsie beschikbaar.
Is er een uitvaartverzekering?
Het is belangrijk om te weten of erflater een levensverzekering had afgesloten en zo ja, bij welke verzekeringsmaatschappij. Inzage in de levensverzekeringpolis geeft namelijk antwoord op de belangrijke vraag of er sprake is van een uitvaart- en/of overlijdensrisicoverzekering.
Mocht blijken dat erflater een uitvaartverzekering had, dan kun je na de officiële vaststelling van de (natuurlijke) dood contact opnemen met de betrokken uitvaartondernemer. Die regelt dan het vervoer naar het uitvaartcentrum. Ook de kosten voor (een deel van) de organisatie van de uitvaart worden dan uit handen genomen. Denk bijvoorbeeld aan het regelen van de gedenksteen, het laten drukken van rouwadvertenties, de bloemen, enzovoorts. Als de erflater geen uitvaartverzekering had, draag je als nabestaande zelf zorg voor de administratieve en financiële afwikkeling.
Zonder vergunning geen begrafenis
Zonder de aanwezigheid van bepaalde documenten, zoals de overlijdensakte, is aangifte doen van overlijden bij de burgerlijke stand niet mogelijk. En zonder aangifte van overlijden, verstrekt het loket van de burgerlijke stand geen vergunning voor de begrafenis.
Zorg er dus allereerst voor dat je een overlijdensakte hebt. Is er sprake van een strafrechtelijke procedure in verband met een niet-natuurlijke dood, dan is het ‘rechterlijke bevel’ het equivalent van de overlijdensakte.
Voor afgifte van de overlijdensakte moet de verstrekkend arts over de volgende gegevens beschikken:
- Datum en plaats van overlijden
- DNI van deoverledene
- Kopie DNI aanvrager
- Kopie uit het (familie)stamboomboek (bewijs verwantschap)
Met de overlijdensakte in handen kun je aangifte van overlijden doen bij de burgerlijke stand. Let op: dit mooet je binnen 24 uur na overlijden doen.
Neem bij aangifte van overlijden de volgende documenten mee:
- Overlijdensakte
- Kopie DNI of kopie paspoort overledene
- Het uitgeprinte officiële ‘aangifteformulier van overlijden familielid’
- Schriftelijke toestemming van de uitvaartondernemer
Nadat je aangifte van overlijden hebt gedaan, ontvang je bij het loket van de burgerlijke stand de vergunning voor de begrafenis (of de crematie). Deze overleg je aan de uitvaartondernemer. De begrafenis of crematie kan alleen met bezit van deze vergunning plaatsvinden.
Informeer de Sociale Zekerheid van het overlijden
Om aanspraak te kunnen maken op uitkeringen zoals een nabestaandenpensioen en/of een aanvullend nabestaandenpensioen, dien je het overlijden binnen 30 dagen bekend te maken bij één van de CAISS-kantoor (het Sociale Zekerheidskantoor in Spanje).
Is er sprake is van een testament of erfenis?
Om een erfenisprocedure op te starten heb je de ‘laatste wilsbeschikking’ (certificado de últimas voluntades) nodig. Hieruit komt naar voren of de erflater een testament had en bij welke notaris het is opgesteld. De laatste wilsbeschikking kun je digitaal aanvragen via de website van het ministerie van Justitie. Let op: dit kan niet eerder dan 15 dagen na de datum van overlijden, geteld vanaf de eerste dag na overlijden.
De laatste wilsbeschikking kun je opvragen met het formulier 790. Dit kun je downloaden vanaf de website van het ministerie van Justitie. Je ontvangt de akte vervolgens per e-mail. Een andere optie is dat je een afspraakbevestiging ontvangt om de akte aan het loket af te halen. Als je fysiek naar de afdeling Burgerzaken komt om het document op te halen, zorg dan dat je de volgende gegevens kunt overleggen:
- Je DNI
- Volledige naam van de overledene
- Datum van overlijden
- Plaats van overlijden
- Type document dat je aanvraagt (Spaanstalig uittreksel, uittreksel in het Spaans en indien van toepassing ook in de officiële taal van de autonome regio of een internationaal uittreksel met de keuze uit verschillende talen)
Blijkt uit de laatste wilsbeschikking dat erflater een testament heeft achtergelaten, dan kun je hiervan een kopie opvragen bij de betrokken notaris. Dit doe je door de originele of gewaarmerkte kopie van de overlijdensakte plus de laatste wilsbeschikking te overleggen. Uit het testament komt vervolgens naar voren wat de wil van erflater is met betrekking tot zijn of haar nagelaten geld en bezittingen.
Wat als er geen (geldig) testament is?
Wanneer niet duidelijk is wie de erfgenamen zijn omdat het testament ontbreekt, onvolledig of ongeldig is, dan kun je de betrokken notaris verzoeken een ‘verklaring van erfgenamen’ op te maken. Bij het indienen van het verzoek dien je de volgende gegevens te verstrekken:
- Originele overlijdensakte
- DNI-overledene
- Laatste wilsbeschikking
- Geboorteakten erfgenamen
Het doel van het doorlopen van deze notariële procedure is de erfgenamen te identificeren die recht hebben op de erfenis.
De akte van aanvaarding en toewijzing van de erfenis
Een steeds terugkerende twijfel bij erfenissen is of het verstandig is om een akte van aanvaarding en toewijzing van de erfenis op te laten stellen door de notaris. Het antwoord is: niet noodzakelijk, wel aanbevolen.
Een van de meest voorkomende gevallen deze akte wordt aanbevolen, is wanneer er veel erfgenamen in het spel zijn, of wanneer er verschillende eigendommen in de nalatenschap zijn. Met deze akte in handen voorkom je eventuele latere gerechtelijke procedures.
Ook kun je de akte gebruiken om het geërfde roerende goed op naam van de erfgenamen in het kadaster in te schrijven.
Erfbelasting, onroerend goed en roerend goed
Erven brengt ook verplichtingen met zich mee. Zo moet je zes maanden na overlijden de erf- en schenkingsbelasting betalen aan het belastingkantoor van de betreffende autonome gemeenschap. Houdt er rekening mee dat wanneer je onroerende goederen erft je pas officieel erfgenaam bent als het goed op je naam geregistreerd staat in het kadaster. Hiertoe heb je de erfrecht- en eigendomsakte van het onroerendgoed nodig.
Voor roerende goederen, zoals een auto geldt hetzelfde: zorg dat het voertuig op je naam geregistreerd staat, zodat je de verzekerde partij wordt. Regel dit via het provinciale hoofdkantoor van de Dirección General de Tráfico (DGT).
Is er een levensverzekering?
Hoe achterhaal je of je de begunstigde bent van een levensverzekeringspolis? In sommige gevallen blijf je ook na het doorzoeken van al het papierwerk in het ongewisse. Daarom heeft het ministerie van Justitie het register van verzekeringsovereenkomsten voor overlijdensdekking opgezet. Hierin is informatie terug te vinden over alle polissen die de erflater had afgesloten en bij welke verzekeringsmaatschappijen. De gegevens staan vermeld op het ‘certificaat van verzekeringsovereenkomsten voor overlijdensdekking’ (Certificado de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento). Je kunt het certificaat online opvragen via de website van het ministerie van Justitie.
Je kunt het ook persoonlijk aanvragen bij één van de Territoriale Bureaus van het ministerie van Justitie of bij het Centrale Bureau voor Advies aan de Burger in Madrid. In dat geval dien je het formulier 790 ingevuld mee te nemen. Dat is te downloaden via de website van het ministerie van Justitie.
Uitkering levensverzekering
Het is uitermate belangrijk om de geldende termijnen voor de uitkering van de levensverzekering in de gaten te houden. Binnen 7 dagen na overlijden dien je de verzekeringsmaatschappij in kennis te stellen van het overlijden van de verzekerde. Voor het opeisen van de levensverzekering staat een termijn van vijf jaar. Nadat je het overlijden bekend hebt gemaakt, dien je een serie documenten te overleggen conform de eisen van de verzekeringsmaatschappij, waaronder:
- De overlijdensakte
- DNI van verzekeringnemer (overledene) of geboorteakte overledene
- De levensverzekeringspolis
- Certificaat uit het ‘Testamentregister’
- Kopie van het testament of de verklaring van erfgenamen
- Huwelijksakte (voor echtgenoten)
- Familieboek/stamboekboek (aantonen verwantschap)
- Betalingsbewijs erf- en schenkingsbelasting
Na ontvangst keert de verzekeringsmaatschappij, met inachtneming van de maximale termijn die voor de afhandeling van uw verzoek staat, het in de polis verzekerde kapitaal uit.
As uitstrooien: waar moet je rekening mee houden?
Na een crematie sta je voor een belangrijke keuze. Wat doe je met de as? Hiervoor zijn meerdere mogelijke bestemmingen. In de gids van ‘hygiënerichtlijnen voor mortuaria’, gepubliceerd in 2018 door het ministerie van Volksgezondheid, Consumptie en Welzijn, staan de volgende mogelijkheden beschreven:
- Bijzetting van de urn in een urnengraf
- Bijzetting urn in een familiegraf
- Bijzetting in een urnenmuur
- Verstrooiing as* op de daartoe aangewezen plek
*De as uitstrooien op een niet toegestane plek, zoals bijvoorbeeld in zee, wordt gezien als een illegale lozing en kan leiden tot een boete ter hoogte van 750 euro. Alleen in uitzonderlijke gevallen is het mogelijk om, met toestemming van het directoraat-generaal Scheepsvaart, een vergunning te krijgen. Er zijn wel eisen: de as moet worden weggegooid in een biologisch afbreekbare urn.