Facturen dienen echter wel correct te worden ingediend, zodat de belastingdienst ze als aftrekbaar kan aanvaarden.
Waaraan moet een formele factuur in Spanje voldoen?
Onderscheid dient gemaakt te worden tussen een gewone, volledige factuur en een vereenvoudigde factuur. Een vereenvoudigde factuur (factura simple) is feitelijk gewoon de aankoopbon (ticket of recibo in het Spaans). Pas op: ook als de term ‘factura’ (factuur) op het bonnetje staat, is deze niet geldig om de aftrek van de uitgave te rechtvaardigen. In deze vereenvoudigde facturen staan namelijk alleen de gegevens van de leverancier en niet die van de klant.
Als we als klant die kosten willen aftrekken, moeten we een factuur kunnen overleggen die aan de volgende eisen voldoet:
- De factuur moet genummerd zijn.
- Op de factuur moet de datum van afgifte staan vermeld. Gaat het om diensten die op een ander moment zijn geleverd, moet ook de datum van uitvoering hiervan op de factuur worden vermeld.
- De volledige fiscale gegevens van klant en leverancier moeten op de factuur worden vermeld: naam of bedrijfsnaam, adres en fiscaal Identificatienummer (in Spanje is dat CIF, NIF of NIE).
- De factuur moet een beschrijving van de producten of diensten bevatten, inclusief het netto bedrag van elk product.
- Het type btw dat wordt toegepast (21%, 10% of 4%) moet op de factuur worden vermeld.
- Het bedrag van de belasting die wordt toegevoegd aan het belastbare bedrag (dit omvat de btw en de ingehouden inkomstenbelasting).
- Gaat het om een factuur die onder een speciale regeling valt, dan moet deze regeling duidelijk op de factuur worden vermeld, bijvoorbeeld:Operaties vrijgesteld van btw; Op facturen die vallen onder ‘facturering door de ontvanger’; In gevallen van ‘omkering van de belastingbetaler’, ‘speciaal regime van reisbureaus’ of ‘speciaal regime voor gebruikte goederen’.
Kopie of scan
Vaak ontvang je een factuur die aan alle eisen voldoet, maar die in de vorm van een bonnetje op thermisch papier wordt geprint. Dit is een risico. Deze bonnetjes zijn meestal na enkele maanden niet meer duidelijk leesbaar. Het is beter een kopie of een scan van dit soort facturen te maken. Dat is beter in het geval de belastingdienst de documentatie later ter controle eventueel opeist.
Als we het te betalen belastingbedrag verlagen door er uitgaven van af te trekken die niet middels de juiste facturen gerechtvaardigd zijn, kunnen er in geval van een controle door de belastingdienst sancties volgen.
Bank- en verzekeringskosten
Er zijn echter ook een reeks uitgaven die ten opzichte van de belastingdienst verantwoord kunnen worden met andere soorten documenten die ook worden aanvaard. Hier gaat het om bijvoorbeeld bankkosten of de betaling van de bijdrage voor zelfstandigen aan de sociale zekerheid. Deze kunnen worden gerechtvaardigd met een bankafschrift. Uitgaven aan verzekeringen kunt u eveneens aftrekken met behulp van een bankafschrift waarop het polisnummer staat vermeld en de naam van de verzekeringsnemer.
Heeft u nog vragen of twijfels over dit onderwerp of bent u op zoek naar een accountant die op de hoogte is van alle belastingregels en –wetten in Spanje? Neem dan vrijblijvend contact op met een van de Nederlandssprekende accountants van Welex, uw advocaten- en accountancykantoor in Marbella.